Kapitel 05

Die Coach-Rolle

Der Coach-Arbeitsplatz bündelt den eigenen Tag: Kapazität aus dem Kalender, die eigenen Fälle und Aufgaben, Sitzungsnotizen und Berichte — mit KI-Unterstützung, wo sie entlastet.

Mein Tag

„Mein Tag“ ist die Startseite des Coaches: die eigene Kapazität der Woche, die offenen Aufgaben und die aktiven Fälle auf einen Blick.

Kapazität & Zeiterfassung

Die Kapazitätskarte liest die gebundenen Stunden live aus dem verbundenen MS365-Kalender. Jeder echte Kalenderblock ist anklickbar: Im Dialog wird die Zeit des Blocks auf Katalog-Leistungen aufgeteilt (Coaching / Admin / Kultur) und damit in die Zeiterfassung gebucht.

In der Wochenansicht markierst Du Leistungen, die Du oft brauchst, mit dem Stern (☆ → ★) rechts in der Zeile, vor dem Bearbeiten- bzw. Speichern-Knopf. Sie erscheinen dann unter „Schnell erfassen“; ein Klick legt die heutige Zeile an. Ohne Stern bleibt die Schnellauswahl wie bisher. Unter „Präferenzen › Ansicht“ siehst Du Deine Lieblingsleistungen und kannst sie entfernen.

Live

Ein erfasster Block trägt jetzt ein Häkchen (✓). Öffnet man ihn erneut, lädt der Dialog die bereits erfasste Aufteilung — erneutes Buchen aktualisiert den Eintrag, statt einen neuen anzulegen. So lassen sich Blöcke gefahrlos nachbearbeiten und aufteilen.

In der Wochenansicht unter „Zeit & Spesen › Erfassen“ kannst Du mehrere Zeilen gleichzeitig anlegen oder bearbeiten. Jede Zeile speicherst (✓) oder verwirfst (✕) Du einzeln; die anderen offenen Zeilen bleiben dabei stehen. Beim Wechsel der Woche gehen ungespeicherte Zeilen verloren. Neben „Heute“ wechselst Du zwischen Arbeitswoche (Mo-Fr) und ganzer Woche (Mo-So); der Browser merkt sich Deine Wahl. Die Summen folgen der Ansicht: In der Arbeitswoche zählen sie Montag bis Freitag, in der ganzen Woche alle sieben Tage.

Hast Du für denselben Fall, dieselbe Leistung und denselben Tag mehrere Einträge (etwa über die Sitzung und einen Kalenderblock), zeigt die Zelle ihre Summe mit „×2“, „×3“ usw. – dieselbe Zeit wie in der Fallansicht. Eine solche Zelle änderst Du dort, wo die Einträge erfasst wurden: im Fall bei der Sitzung oder im Kalenderblock.

Meine Fälle

Hier liegen die Fälle, an denen der Coach beteiligt ist (als Coaching-Lead oder Prozess-Buddy). Ein Fall führt zu Netzwerkkarte/Genogramm, Sitzungen, Notizen, Zielen und Berichten.

Sitzungen & Notizen

Sitzungen werden geplant (optional als MS-Teams-Termin), durchgeführt und dokumentiert. Sitzungsnotizen können von einem Agenten als Entwurf vorbereitet werden; der Coach prüft und bestätigt. Sobald Zeit gegen eine Sitzung gebucht ist, markiert „Mein Tag“ sie als erfasst.

Eine Karte «Kontaktprotokoll»

Im Reiter Sitzungen steht oben das Formular, darunter eine zeitliche Liste aus Sitzungen und allen anderen Kontakten (Telefon, Nachricht, Treffen, Austausch mit Fachpersonen, Beobachtung). Eine Sitzung ist dabei eine Kontaktart: Datum, Dauer und Notiz in einem Schritt; «Sitzung planen» bleibt für künftige Termine. Ein «Austausch mit Fachpersonen» (Schule, Behörde, Therapie) ist ein Kontakt, keine Sitzung: Er zählt nicht zu den Standortgesprächen; ist er verrechenbar, hakst Du «Verrechenbar» an, wählst die Leistung des Rechtsträgers dieses Falls, und beim Speichern entsteht ein eigener Zeiteintrag mit der Dauer auf dem Fall. «Sitzung planen» weist beim Sitzungstyp auf diesen Weg hin. Notizen und Kontakte bleiben bis zur Sperrung bearbeitbar, auch nach der Bestätigung; «Sperren» (verfassende Person, Fallverantwortung, Administration) friert einen Eintrag für das Prüfprotokoll ein. Im Notizfenster helfen «6 Überschriften einfügen», «Diktieren» und «Umformulieren» (eine getippte oder diktierte Anweisung, auf den ganzen Text oder nur den markierten Teil). Themen, Werkzeuge und Methoden wählst Du nicht mehr von Hand: Nach der Bestätigung ordnet der Agent «Themen und Methoden» die Notiz dem bestehenden Vokabular zu (nur vorhandene Begriffe, keine neuen) und wiederholt das, wenn Du den Text später änderst. So landet die Notiz richtig im Wissens-Hub.

Berichte mit Agenten-Unterstützung

Aus dem Fallmaterial lässt sich ein Bericht-Entwurf nach der neuSprung-Berichtsvorlage anlegen. Mit „Mit Agent ausfüllen“ füllt der Berichts-Agent die offenen Abschnitte aus den (tokenisierten) Sitzungsnotizen und der Kontaktchronik — auf Deutsch, sachlich, ressourcenorientiert. Der Coach überarbeitet, bestätigt und gibt den Bericht in den Vier-Augen-Review. Abschnitte bleiben bis zur Freigabe bearbeitbar, auch während der Prüfung; eine Änderung in der Prüfung wird sichtbar festgehalten. Mit «In Kategorien aufteilen» verteilt der Verlaufs-Agent einen eingefügten Verlaufstext als Vorschlag auf die Abschnitte; gespeichert wird erst mit «Übernehmen», gefüllte Abschnitte bleiben unangetastet.

No-PII-for-AI

Auch hier gilt: Das Material wird vor dem Modell tokenisiert. Liegt für einen Abschnitt keine Information vor, schreibt der Agent „Aktuell keine Angaben verfügbar“ — er erfindet nichts.

Agenten-Queue & eigene Aufgaben

Über „Agenten-Queue“ kann der Coach Agenten anfragen und Vorschläge bestätigen. Eigene Aufgaben — inklusive Agenten-Vorschläge im Status suggested — erscheinen direkt in „Mein Tag“ mit „Bestätigen / Abbrechen“.