Kapitel 16

14. Oktober 2026: E-Mail-Triage wieder aktiv und persönliche Postfächer sichtbar freigegeben

Die E-Mail-Triage liest die Postfächer wieder und schlägt Antworten vor, und unter Administration sieht man auf einen Blick, warum ein persönliches Postfach still bleibt.

Datenschutz

  • Neue Fälle heissen wie ihre Fallnummer: Das freie Feld «Titel» ist aus «+ Fall» und «Strukturierte Aufnahme» verschwunden, damit keine Namen der Familie ungeschützt gespeichert werden. Namen erfasst Du unter Personen, dort werden sie tokenisiert. Auch die Fallbeschreibung wird neu tokenisiert, und namboOS merkt sich, wer einen Fall angelegt hat.
  • Namen in Notizen und Berichten werden zuverlässiger geschützt: Doppelnamen mit «/» oder «-» werden auch in ihren einzelnen Teilen erkannt, ebenso «Annas» oder «Mueller» statt «Müller», und ein Name, der in einem Fall schon einmal geschützt wurde, wird in jedem weiteren Text dieses Falls erkannt, auch wenn die Person (noch) nicht unter Personen erfasst ist.
  • Wörter, die wie ein Name aussehen, aber zu keiner erfassten Person gehören, werden jetzt vorsorglich geschützt statt im Klartext gespeichert. Auf der Fallübersicht fragt die neue Karte «Zu prüfende Namen», ob es wirklich ein Name ist: «Ist ein Name» lässt ihn geschützt, «Kein Name» setzt das Wort wieder in den Text (nur für Personen, die die Namen des Falls sehen dürfen).
  • Benachrichtigungen auf Threema enthalten nur noch die Überschrift und den Link, nie mehr den Text dazu (etwa den Titel einer Aufgabe); den Inhalt siehst Du nach dem Anmelden in namboOS.
  • Ändert sich die Rolle einer Person in der Familie, wird ihr Name passend geschützt: Wird zum Beispiel aus einer Lehrperson ein Elternteil, wird der Name tokenisiert. Eine Person aus dem Namensschutz herausnehmen dürfen nur Admins.
  • Hat eine Familie die Einwilligung zur Datenbearbeitung widerrufen, nimmt namboOS den Fall nicht mehr in das Wissen der KI auf, auch nicht bei späteren Notizen.
  • Wer den Zugang zu einem Fall verliert (Tandem gewechselt, Freigabe entzogen, Portalzugang abgelaufen), verlässt auch dessen Nachrichtenverläufe und bekommt keine Nachrichten der Familie mehr weitergeleitet.
  • Erfasst Du eine Person erst später unter Personen, schützt namboOS ihren Namen gleich danach auch in den älteren Notizen, Berichten und im Kontaktprotokoll des Falls, und das Wissen der KI wird mit den geschützten Texten neu aufgebaut.

Kommunikation

  • Die E-Mail-Triage liest die gemeinsamen und persönlichen Postfächer wieder und schlägt Antworten vor; auch eingehende Kostengutsprachen und das Senden von Antworten aus den Organisations-Postfächern laufen wieder. E-Mails seit dem 10. Oktober werden nachgeholt.
  • Persönliche Postfächer, Kalender und Threema: Sobald der Rechtsträger den Agenten-Zugriff erlaubt hat, entscheidet jede Person unter Präferenzen › Agenten-Zugriff selbst. Eine zusätzliche Freigabe pro Person gibt es nicht mehr. Die Karte zeigt, ob Microsoft 365 das Postfach erreicht, und Administration › Postfächer zeigt den Stand pro Person.
  • Die Dokumentation «Kommunikation» beschreibt neu, was ein gemeinsames und ein persönliches Postfach braucht, damit der Agent liest und Antworten vorschlägt.
  • Bilder an Feedback-Vorschlägen öffnen sich auch dann, wenn die Seite länger offen war: Der Link wird beim Klick frisch erstellt, statt nach 15 Minuten mit «Request has expired» abzulaufen.

Administration und Zeiterfassung

  • In der Wochenansicht der Zeiterfassung zählt eine Zelle jetzt alle Einträge desselben Falls, derselben Leistung und desselben Tages zusammen; bisher zeigte sie nur den letzten. Eine Zelle mit mehreren Einträgen trägt den Vermerk «×n».
  • Fehlt zu erfasster Zeit die Dokumentation, warnt namboOS beim Speichern, statt die Erfassung zu sperren. Freigeben lässt sich ein Monat erst, wenn zu jedem Falleintrag dieses Monats eine Notiz, ein Kontakt oder ein Standortgespräch vorliegt.

Wissen und KI

  • Feedback-Vorschläge erzeugen keine Aufgabe mehr in der Agenten-Aufgabenliste; geprüft werden sie wie bisher unter Feedback. Kommentare, die beim Übertragen nach GitHub nicht ankamen, werden nachts erneut übertragen.

Hintergrundabläufe

  • Abläufe, die auf eine Änderung folgen (Benachrichtigungen, Agenten, Portal-Hinweise), starten erst, wenn die Änderung gespeichert ist, und nicht mehr, wenn sie verworfen wird. Benachrichtigungen, die bisher ausblieben, etwa an die Familie bei neuen Dokumentaufgaben, kommen jetzt an.
  • Der Verlauf eines Falls zeigt jetzt auch, wenn Personen hinzukommen, sich ändern oder wegfallen: Familie, Familienmitglieder, Beteiligte, die begleitete Person. Erfasst werden nur, welche Angaben sich geändert haben, nie die Angaben selbst.
  • Offerten laufen an ihrem Gültigkeitsdatum ab: Eine nicht angenommene Offerte lässt sich danach nicht mehr unterschreiben, und die Unterschriftsaufgabe im Portal verschwindet.
  • Die Einwilligungs-Checkliste meldet fehlende Einwilligungen jetzt bei allen Rechtsträgern, sobald die Aufnahme erfasst ist und wenn die Begleitung startet; bisher nur bei neuSprung.
  • Eingehende E-Mails werden einzeln eingeordnet, sobald sie gelesen sind, statt in Sammelläufen; Kostengutsprachen im Sammelpostfach werden dabei direkt erkannt.
  • Ist ein Finanzierungsposten aufgebraucht, wird er sofort beim Erfassen der Zeit oder beim Verrechnen als ausgeschöpft markiert, nicht erst beim nächsten Durchlauf.

Alle Einträge im Änderungsprotokoll