Kapitel 16
6. Oktober 2026: Ein Kontaktprotokoll pro Fall, Texte umformulieren, Vier-Augen-Prinzip für KI-Anweisungen
Die Falldokumentation ist auf eine Karte zusammengezogen: Sitzungen und alle anderen Kontakte stehen in einer Liste, Notizen bleiben bis zur Sperrung bearbeitbar, und jeder Text lässt sich mit einer Anweisung umformulieren. Änderungen an KI-Assistenten brauchen jetzt eine zweite Person.
Fälle und Begleitung
- Im Reiter «Sitzungen» gibt es nur noch eine Karte «Kontaktprotokoll»: oben das Formular, darunter Sitzungen und alle anderen Kontakte in einer zeitlichen Liste. Eine Sitzung ist eine Kontaktart: Datum, Dauer und Notiz in einem Schritt. «Sitzung planen» bleibt für künftige Termine.
- Sitzungsnotizen und Kontakteinträge bleiben auch nach der Bestätigung bearbeitbar. Erst «Sperren» (verfassende Person, Fallverantwortung oder Administration) friert einen Eintrag für das Prüfprotokoll ein. Jede Änderung nach der Bestätigung wird festgehalten.
- Das Notizfenster ist schlanker: «6 Überschriften einfügen», «Diktieren» und neu «Umformulieren». Die Felder für Themen, Werkzeuge und Methoden sind weg; sie werden später automatisch aus der bestätigten Notiz abgeleitet.
- Berichtsabschnitte lassen sich bis zur Freigabe bearbeiten, auch während der Prüfung; eine Änderung während der Prüfung wird für die prüfende Person sichtbar festgehalten.
- Die Pipeline-Übersicht zeigt Operations und Leitung die Fälle pro Phase für die ganze Organisation, mit Verweildauer und Klick auf die gefilterte Fallliste.
- Die Zeiterfassung ordnet Einträge jetzt zuverlässig dem richtigen Tag zu. Zuvor konnte eine Sitzung vom Freitag in der Wochenansicht unter Samstag erscheinen, und direkt in die Tabelle getippte Stunden wurden einen Tag zu früh gespeichert.
Kommunikation
- Die Karte «Sichere Nachrichten» liegt jetzt im Reiter «Dialog» des Falls, direkt über dem Gesprächsverlauf aller Kanäle, statt unter den Sitzungen.
- Wird eine vom Assistenten vorgeschlagene E-Mail-Antwort auf eine Anfrage bestätigt, geht sie jetzt tatsächlich aus dem Postfach der Marke hinaus und erscheint im Dialog des Falls und unter «Gesendet». Kann sie nicht gesendet werden, etwa wegen offener Platzhalter, bleibt die Aufgabe offen und Du siehst den Grund.
- Schreibt eine Kollegin oder ein Kollege von einer Zweitadresse, erkennt die E-Mail-Triage sie trotzdem als Kolleg:in; der Kalender zählt solche Teilnehmende als intern. Eine unbekannte Absenderadresse auf einer eigenen Domain wird markiert, und die Administration erhält höchstens einmal am Tag einen Hinweis dazu.
Wissen und KI
- «Umformulieren»: Überall, wo ein Text diktiert oder von einem Assistenten vorgeschlagen wird (Notizen, Kontakte, Berichtsabschnitte, Angebots- und Antwortentwürfe, Protokolle), tippst oder diktierst Du eine Anweisung, etwa «kürzer und sachlicher». Ist ein Textteil markiert, wird nur dieser überarbeitet; «Rückgängig» holt die vorherige Fassung zurück.
- Der Assistent «Umformulieren» hat eine eigene, anpassbare Anweisung unter Administration › Agenten. Namen geschützter Personen erreichen das Modell auch hier nie; sie werden vorher ersetzt.
Datenschutz und Sicherheit
- Änderungen an den Anweisungen eines KI-Assistenten gelten erst, wenn eine zweite Person sie freigibt: eine weitere verantwortliche Person, die Methodik, die Administration des Rechtsträgers oder die Betriebsrolle. Niemand gibt die eigene Änderung frei; auch das Ein- und Ausschalten braucht die zweite Person.
- Als verantwortliche Personen für einen Assistenten lassen sich nur noch aktive Mitarbeitende wählen, keine Portalzugänge.